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参展小知识:如何进行展位选择、设计与搭建?
26
06月
2018
如何进行展位选择、设计与搭建?
 
 
A: 评估不同方案
 
标准展位 – 由展会主办机构为参展公司搭建的模块化展位。基本标准展位配置通常包括边墙板、后墙板、地毯及展商名称标板,其他展位设施可选;而“标准展位套餐”则在基本标准展位配置之外通常还包括家具、灯光及能源等设施。标准展位比较适合首次参展、参展预算或管理资源有限或着重控制成本的参展商。
 
 
模块化展位系统 - 可提供多种不同风格、外型及材质的展位搭建模块(且不断有新品种),能以比特别定制展位低得多的成本实现高品质的展台效果。该系统不仅可快速安装及拆卸(从而节省聘请专门搭建商进行现场安装的费用),而且可多次重复使用(因此可将系统成本分摊到多个展会项目中)。
 
 
特别定制展位 – 适于要求完全按自己想法设计搭建展台、展示独特展台风格的参展商。该方式搭建的展台通常无法重复使用,所以成本较高。为尽量控制成本,越来越多参展商将这种一次性的特别定制方式(主要用于展台外部搭建)与可重复使用的展台内部模块结合使用。
 
 
确定展位大小
展位大小应根据您的参展目标确定,需综合考虑展品类型及数量、观众活动空间面积(根据您预期接待的高品质观众数量)、咨询台、储藏空间、招待区等各个方面,当然还应符合您的预算。
 
 
 
考察基础设施便利性
如果需要在展位现场进行设备开机演示,您必须在选择展台位置时仔细考察所需的各种设施管道是否使用方便,同时不可忽略支柱等固定结构的位置,否则将影响演示效果。对于大型的展品,其位置不仅应便于参观,而且应便于处理演示过程中产生的垃圾。
 
 
书面撰写设计要求文件
设计要求文件应详细描述参展目标、展品、服务要求、图样要求及展位设施,并明确规定设计原则及规章、进度时间表及预算等重要事项。
 
 
外包展位设计
如果您选择的是光地展位,为以最低的成本获得最佳的展位整体设计效果,应将展位设计外包,最好是发标给3-4家公司竞标。对于大型或复杂的项目,可能还需要为具体投标方案支付费用。
 
 
准备预算及工作进度表
当选定展位设计搭建承包商后,应以书面形式准确规定其承包服务责任,并确定预算额度(要求提供费用明细),同时商定工作进度表并建立清晰的汇报沟通流程。如果您的展位比较大或比较复杂,则需要在工程进行期间(不仅只在工程验收时)定期走访承包商并到施工现场监察工程进度及质量。
 
 
确保遵守相关规章
所有展位设计搭建都必须符合一定的规章。展位设计搭建规章一般包括对展台高度、负载、设施、建材等各方面的规定,通常在参展商手册中详细表述。而光地展位的设计方案还必须事先征得展会主办机构的认可。
 
 
安排基础设施服务
展位供水、供电、供气、废物处理、起重及电话、网络连接等基础设施服务必须提前(填写参展商手册中的相关订单表格)向展会指定服务承包商申请预定。如有任何问题,应及时通知相关承包商解决以确保供应充足。
 
 
组织运输、搬运及储存
应确保所有箱包均贴有标签,清晰标明所需送达展厅号及展位号(否则容易错送到别的展位),而且必须有人在展位亲自接收货品(展会主办机构并不负责为您收货)。此外,大多数展场并不提供储存空箱包的空间,因此您需要与您的货运代理商协商安排。
 
 
预留充足的展台搭建时间
无论您的展位是否搭建完毕,展会都会准时开幕。因此,必须确保预留足够的展台搭建时间(尤其是大型或设计复杂的展台)。千万不要低估展台搭建所需的时间,切忌拖延到最后时刻。
 
 
按原样交还展位
撤展时,应按接收展位时的原样交换给主办机构,并付清相关清理费用、修补好所有破损。